به نام خدا

کنترل سازمان و مدیریت بحران

شاید مهم ترین مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، آن باشد که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی خطا همراه هستند و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات ، کنترل تنها راه چاره است . محیط متغیر و دگرگون سازمان ، دلیل دیگر بر ضرورت کنترل است . سازمان برای بقای خود باید از تغییرات محیطی آگاه شود و هماهنگی های لازم را با آنها به عمل آورد و کنترل ، وسیله این آگاهی است . حصول اطمینان از کیفیت و کمیت کالاها و خدماتی که در سازمان های بزرگ طی برنامه های وسیع و پیچیده عرضه می شود ، جز از طریق یک سیستم موثر کنترل عملی نیست . این ها همه شواهدی بر لزوم و ضرورت کنترل در سازمان های امروزی اند.

کنترل

فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام میشود.

کنترل گذشته نگر و آینده نگر

مفهوم کنترل گذشته نگر ( بازخور ) ،  بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات پیشین برای مقایسه و یافتن انحرافات و انجام اصلاحات است .

کنترل آینده نگر ( پیش نگر) کنترلی است که با استفاده از داده ها آنها را تحقق می بخشد و قبل از آنکه عملی واقع و نتیجه ای حاصل شده باشد طریق اصلاح را ارائه می دهد .  به عبارت دیگر این نوع کنترل موانع و مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی می کند و انجام اصلاحات را ممکن می سازد . کنترل پیش نگر مستلزم آگاهی و بصیرت و تجربه کنترل کننده است . وی باید بتواند نتیجه کار را قبل از وقوع در ذهن خود تصور کند و مقایسه و کنترل را بر اساس اتفاقی که هنوز رخ نداده است پیش بینی کند .کنترل پیش نگر قبل از آنکه به گذشته متکی باشد آینده نگر است.

نقاط استراتژیک یا کلیدی در کنترل

برای آنکه یک سیستم کنترلی کارآمد طراحی شود با نقاط مهم و کلیدی در کنترل به درستی مشخص . معین شوند. نقاط کلیدی ، آن بخش از عملیات یا واحد هایی هستند که نتایج و عملکردشان در کل برنامه نقشی مهم و تعیین کننده دارد . این نقاط قالباً شامل فعالیت های اصلی برنامه هستند .

نقاط کلیدی کنترل را میتوانیم در سه مقطع قبل از عمل ، حین عمل ، یا پس از خاتمه عمل انتخاب کنیم . به عنوان مثال برای استخدام یک محقق نقطه کلیدی ، کنترل قبل از استخدام و بررسی در مورد آگاهی و ظرفیت علمی او قبل از شروع کار است . حین کار ، کنترل وی چندان موثر و کارساز نیست .. به همین ترتیب در تولید یک کالای دقیق و حساس، کنترل حین عمل و کنترل روش کار مهم است و در تولید یک کالای دیگر کنترل نهایی کفایت میکند . به طور خلاصه نقطه کلیدی کنترل باید در جایی انتخاب شود که کنترل آن بخش ، قابل تسری به سایر بخش ها باشد و با کنترل در آن نقطه میتوان از همه مجموعه آگاه شد .

بحران در سازمان

عبارت بحران ، نخستین بار توسط « رابرت مک نامارا » به هنگام پیشامد درگیری موشکی میان آمریکا و کوبا عنوان گردید وی گفته بود : ” دیگر چیزی به عنوان راهبرد استراتژی معنی ندارد باید به مدیریت بحران پرداخت” . مدیریت بحران بیشتر در حوزه فعالیت های سیاسی عنوان میگردد ولی در هر سازمانی که با فشار های درونی و بیرونی رو به رو گردد رخ میدهد .در این شرایط مهم ترین نکته ای که باید مورد توجه قرار گیرد مدیریت زمان است .

دلایل بحران ممکن است در اثر نتیجه کارهای انسانی باشد و یا کسانی که به طور مستقیم با بحران درگیر هستند آن را از بیرون به سازمان کشانده و یا به کارهایی دست زده اند که برای سازمان مسئله پیچیده ای به وجود آورده باشد و یا ممکن است بحران بر اثر حوادث طبیعی به وجود آید . این بحران ها را بشر کمتر میتواند از قبل پیش بینی کند .هر بحران ، حادثه جداگانه و ویژه ای است و باید با توجه به ویژگی هایش با آن برخورد نمود .

مدیر شایسته برای حالت های بحرانی پیش از هر چیز باید فردی قاطع باشد اینگونه مدیران به چابکی واکنش نشان داده از آن مهم تر ، توانایی شتاب بخشیدن به فرآیند تصمیم گیری را دارند آنها هیچ یک از گام های ضروری و استاندارد تصمیم گیری و حل مسائل را فراموش نمیکنند .

گام هایی جهت مدیریت بحران

گام اول . تشریح وضعیت ( بایستی وضعیت موجود رابررسی و شناخت کامل حاصل نمود )

گام دوم . مشخص نمودن هدف ( اهدافی را که قصد داریم به آن دست یابیم مشخص نماییم )

گام سوم . ایجاد فرضیه ( بایستی حدس هشیارانه ای راجع به علت مسئله اصلی بیان گردد )

گام چهارم . تجزیه و تحلیل واقعیت ها و دست یابی به حقایق ( بر اساس فرضیه ها باید واقعیت ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد )

گام پنجم . در نظر گرفتن اقدامات عملی ( تعیین راه کارهای امکان پذیر جهت حل بحران  و ارزیابی محاسن و معایب هر راهکار)

گام ششم . تصمیم گیری جهت انتخاب بهترین راهکار

گام هفتم . بررسی میزان پیشرفت اجرای کار

نتیجه 

مدیریت بحران در سازمان موضوع بسیار پیچیده و گسترده‌ای است که در یک مطلب نمی‌گنجد. در مجموع، بحران به هر شکلی نوعی تهدید با عواقب منفی است، اما سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت کارامد به میزان قابل توجهی از شدت آسیب‌های حاصل از بحران بکاهند و حتی بیشتر از گذشته قوی شوند. واقعیت این است که هیچ سازمانی مصون از بحران نیست، بنابراین همه‌ی سازمان‌ها باید برای مقابله با بحران‌های غیرمترقبه آماده و مهیا باشند.